Datenschutz & Digitalisierung

Datenschutz

Datenschutz betrifft uns alle. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Motor für Datensicherheit und regelt, wer wann Zugriff auf persönliche Daten erhält. Damit Gemeinden und Verbände dieser Verantwortung gerecht werden, braucht es klare Prozesse. Unsere Web-Plattform DSdok hilft ihnen, mit den wachsenden Anforderungen Schritt zu halten. 

Neue Technologien, digitale Kommunikationswege und laufende rechtliche Anpassungen stellen Verwaltungen vor immer neue Herausforderungen. 

Wir unterstützen Gemeinden und Verbände mit praxistauglichen Lösungen und Services, die Datenschutz im Alltag handhabbar machen. Das Herzstück ist unsere Web-Plattform DSdok – die zentrale Anlaufstelle für eine strukturierte, transparente und rechtssichere DSGVO-Umsetzung.

Neben sämtlichen Verarbeitungsverzeichnissen bietet DSdok einen Überblick über Anfragen aller Art, Termine sowie offene Aktivitäten. Die Plattform eignet sich sowohl für Organisationen, die selbst für ihren Datenschutz verantwortlich sind, als auch für externe Expert:innen.

Whistleblowing

Whistleblower:innen (Hinweisgeber:innen) machen auf Missstände aufmerksam und sind ein wichtiger Bestandteil einer offenen, verantwortungsvollen Gesellschaft. Um sie zu schützen, gelten für Behörden und Unternehmen rechtliche Grundlagen. Unsere Whistleblowing-Plattform unterstützt Betriebe bei der Umsetzung.

Die rechtliche Grundlage zum Schutz von Whistleblower:innen stellen die EU-Richtlinie 2019/1937 sowie das NÖ Hinweisgeberschutzgesetz dar: Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen sowie öffentliche Einrichtungen, Behörden und Gemeinden ab 10.000 Einwohner:innen müssen einen internen, sicheren Meldekanal bereitstellen, über den Missstände anonym gemeldet werden können.

Ein rechtskonformes Whistleblowing-System muss anonyme Meldungen ermöglichen, Rückfragen zulassen und die Vertraulichkeit jederzeit gewährleisten. Das gelingt am besten mit einer digitalen Plattform wie unserem Whistleblowing-Modul. Die Cloud-Lösung wird direkt auf das Unternehmen zugeschnitten und steht nach einer kurzen Konfiguration sofort für die Erstellung individueller Meldeformulare bereit. 

Personenstandswesen

Per 1. November 2014 haben zwei zentrale Register, das ZPR (Zentrales Personenstandsregister) und das ZSR (Zentrales Staatsbürgerschaftsregister), alle in den Standesämtern und Evidenzstellen lokal gehaltenen Daten abgelöst. 

Wir unterstützen Personenstandsbehörden bei der elektronischen Umsetzung der Personenstandsfälle und stehen für alle Fragen zu Neuerungen, wie etwa zum Thema „Digitale Amtsservices“ (Registerauszüge für Bürger:innen mit Handysignatur), zur Verfügung.

Digitalisierung von Papierakten

Im Standesamt gehören das Erfassen, Bearbeiten und Ablegen von Fällen zum täglichen Kernauftrag. Besonders zeitintensiv sind die Nachbearbeitung älterer Vorgänge sowie die damit verbundene Suche in historischen Aktenbeständen. Genau hier bietet die Digitalisierung einen entscheidenden Mehrwert.

Mit der elektronischen Archivierung von Personenstandsbüchern, Sammelakten und Staatsbürgerschaftsevidenzen in ein modernes Dokumenten-Managementsystem werden Arbeitsabläufe effizienter und Prozesse beschleunigt. Fälle lassen sich schneller auffinden, nachbearbeiten und nachvollziehen.

Der Weg zum digitalen Archiv ist jedoch umfassend. Von der technischen Vorbereitung über Abholung, Digitalisierung und strukturierte Beschlagwortung aller Akten bis hin zur Einspeisung in das ELAK-Archiv und der laufenden Betreuung des Systems: Jeder Schritt entscheidet über die Qualität und Zukunftssicherheit des digitalen Archivs.

Wir freuen uns, dabei auf die Unterstützung der Caritas-Werkstätte Pöchlarn und des Werkraum Tulln zählen zu dürfen: Gemeinsam mit ihren Mitarbeiter:innen digitalisieren wir Aktenbestände und schaffen eine verlässliche Grundlage für die tägliche Arbeit in Standesämtern.