Datenschutz & Digitalisierung

Der optimale Umgang mit Daten jeglicher Art


Datenschutz


Datenschutz geht jeden etwas an. Jeder Mensch darf darüber entscheiden, wem wann welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollen. Datenschutz und konkret die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind der Motor für Datensicherheit und das Verständnis, wie wertvoll Daten sind, wenn diese durch einen Diebstahl oder Hacker-Angriff nicht mehr verfügbar werden.

Die laufend neuen Möglichkeiten des Informationsaustauschs, rasante Technologiewechsel und sich schnell ändernde rechtliche Gegebenheiten stellen Gemeinden und Verbände vor immer neue Herausforderungen. 



Die gemdatnoe unterstützt mit umfangreichen Lösungen und Services die niederösterreichischen Gemeinden und Verbände erfolgreich bei der Implementierung und Umsetzung des Datenschutzes. Zentrales Element ist dabei die Web-Plattform DSdok. Diese ermöglicht die Erfassung und Dokumentation aller Schritte rund um die DSGVO.

DSdok beinhaltet nicht nur sämtliche Verarbeitungsverzeichnisse, sondern auch die Dokumentation aller Anfragen, die Verwaltung von Maßnahmen und Terminen sowie die Erinnerung und Auflistung offener Aktivitäten.


Personenstandswesen

Per 1. November 2014 haben zwei zentrale Register, das ZPR (Zentrales Personenstandsregister) und das ZSR (Zentrales Staatsbürgerschaftsregister), alle in den Standesämtern und Evidenzstellen lokal gehaltenen Daten abgelöst. 


Die gemdat Niederösterreich unterstützt Personenstandsbehörden bei der elektronischen Umsetzung der Personenstandsfälle und steht für alle Fragen zu Neuerungen, wie zum Beispiel dem Thema „Digitale Amtsservices“ (Registerauszüge für Bürger:innen mit Handysignatur), zur Verfügung.


Whistleblowing

Whistleblower:innen (Hinweisgeber:innen) sind in einer offenen Gesellschaft wichtig, um auf Missstände hinzuweisen. Solche Hinweisgeber:innen sollen vor negativen Konsequenzen bewahrt werden. Deshalb wurde die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz dieser Personen geschaffen. Am 20. Oktober 2022 wurde darauf aufbauend vom NÖ Landtag das NÖ Hinweisgeberschutzgesetz (NÖ HGSG) beschlossen.

Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden mit mindestens 10.000 Einwohner:innen müssen künftig interne Meldekanäle schaffen, die Hinweisgeber:innen zur anonymen Meldung von Missständen zur Verfügung stehen.


Für die Einrichtung von Meldekanälen ist es unumgänglich, eine digitale Plattform einzusetzen. Unser Whistleblowing-Modul ermöglicht es betroffenen Unternehmen oder Behörden, mithilfe eindeutiger Meldungs-Codes Rückfragen an Hinweisgeber:innen zu stellen, ohne das Grundprinzip der Anonymität zu verletzen.

Die gemdat Niederösterreich kann Sie bei dieser Aufgabe mit einer maßgeschneiderten Whistleblowing-Lösung in Planung, Umsetzung und Betrieb unterstützen. Die Cloud-Anwendung benötigt nur minimale Konfiguration und erlaubt die Erstellung individueller Meldeformulare. Sparen Sie Zeit durch die intuitive Menüführung und selbsterklärenden Features.


Digitalisierung von Papierakten

In Standesämtern gehören das Erfassen und Bearbeiten von Fällen sowie die Ablage von Akten zu den täglichen Agenden. Vor allem das Nacherfassen von früheren Fällen und die damit verbundene Suche in historischen Akten bilden einen Schwerpunkt bei der Arbeit in Standesämtern.

Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl an Erleichterungen und Erneuerungen im beruflichen Alltag. Besonders in Bezug auf die Dokumentenverwaltung lassen sich Abläufe weitreichend optimieren. Mit der elektronischen Archivierung von Personenstandsbüchern, Sammelakten und Staatsbürgerschaftsevidenzen in ein modernes Dokumenten-Managementsystem für Personenstands- und Staatsbürgerschaftsbehörden werden diese Prozesse digitalisiert und einzelne Aufgaben wesentlich beschleunigt.


Der Weg von der Beauftragung bis zur endgültigen Fertigstellung der Digitalisierung aller Akten eines Standesamtes ist nicht zu unterschätzen: Beginnend bei der Herstellung der technischen Gegebenheiten, über die Abholung, Verarbeitung, Einspeisung sowie Beschlagwortung aller Daten in das ELAK-Archiv, bis hin zur laufenden Betreuung des Systems.

Dabei freuen wir uns über die Zusammenarbeit mit unseren Kooperationspartnern, der Caritas-Werkstätte Pöchlarn und dem Werkraum Tulln, die uns bei der Digitalisierung der Akten unterstützen. Die gemdatnoe begleitet die Gemeinden und Behörden bei der erfolgreichen Realisierung Ihrer Digitalisierungsprojekte.


Weitere Produkte

DSdok

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