Datenschutz & Digitalisierung

Datenschutz

Datenschutz geht jeden etwas an, jeder Mensch darf darüber entscheiden, wem wann welche seiner persönlichen Daten zugänglich sein sollen. Datenschutz und konkret die Datenschutzgrundverordnung sind der Motor für Datensicherheit und dem Verständnis, wie wertvoll Daten sind, wenn diese durch einen Diebstahl oder Hacker-Angriff nicht mehr verfügbar werden.

Die immer neuen Möglichkeiten des Informationsaustauschs, rasante Technologiewechsel und sich schnell ändernde rechtliche Gegebenheiten stellen Gemeinden und Verbände vor immer neue Herausforderungen. 

Die gemdatnoe unterstützt die niederösterreichischen Gemeinden und Verbände erfolgreich bei der Implementierung und Umsetzung des Datenschutzes. 

Das zentrale Element unserer umfangreichen Lösungen und Services für die Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung ist die Web-Plattform DSdok für die Erfassung und Dokumentation aller Schritte rund um die DSGVO.

DSdok beinhaltet nicht nur sämtliche Verarbeitungsverzeichnisse, sondern auch die Dokumentation aller Anfragen, die Verwaltung von Maßnahmen und Terminen sowie die Erinnerung und Auflistung offener Aktivitäten.

Personenstandswesen

Per 1. November 2014 haben zwei zentrale Register, das ZPR (Zentrales Personenstandsregister und das ZSR (Zentrales Staatsbürgerschaftsregister) alle in den Standesämtern und Evidenzstellen lokal gehaltenen Daten abgelöst. 

Die gemdat Niederösterreich unterstützt Personenstandsbehörden bei der elektronischen Umsetzung der Personenstandsfälle und steht für alle Fragen zu Neuerungen, wie zum Beispiel dem Thema „Digitale Amtsservices“ (Registerauszuge für Bürger mit Handysignatur), zur Verfügung.

Whistleblowing

Whistleblower (Hinweisgeber:innen) sind in einer offenen Gesellschaft wichtig, um auf Missstände hinzuweisen. Solche Hinweisgeber:innen sollen vor negativen Konsequenzen bewahrt werden. Deshalb wurde die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz der Hinweisgeber:innen geschaffen. Am 20. Oktober 2022 wurde darauf aufbauend vom NÖ Landtag das NÖ Hinweisgeberschutzgesetz (NÖ HGSG) beschlossen.

Unternehmen, Einrichtungen des öffentlichen Sektors, Behörden und Gemeinden ab 50 Mitarbeiter:innen und mindestens 10.000 Einwohner:innen müssen künftig interne Meldekanäle schaffen, die dann Hinweisgebern zur anonymen Meldung von Missständen zur Verfügung stehen.

Für die Einrichtung von Meldekanälen ist es unumgänglich eine digitale Plattform einzusetzen. Unser Whistleblowing-Modul kann durch die Verwendung eindeutiger Meldungs-Codes vom betroffenen Unternehmen bzw. von der betroffenen Behörde für Rückfragen an den Hinweisgeber genutzt werden, ohne dass dadurch das Grundprinzip der Anonymität verletzt wird.

Die gemdat Niederösterreich kann Sie bei dieser Aufgabe mit einer maßgeschneiderten Whistleblowing-Lösung in Planung, Umsetzung und Betrieb unterstützen. Die Cloud-Lösung benötigt nur minimale Konfiguration und erlaubt die Erstellung individueller Meldeformulare. Sparen Sie Zeit durch die intuitive Menüführung und selbsterklärende Features.

Digitalisierung von Papierakten

WIn Standesämtern gehören das Erfassen und Bearbeiten von Fällen sowie die Ablage von Akten zu den täglichen Agenden. Vor allem das Nacherfassen von früheren Fällen und die damit verbundene Suche in historischen Akten bilden einen Schwerpunkt bei der Arbeit in Standesämtern.

Die Digitalisierung bietet eine Vielzahl an Erleichterungen und Erneuerungen im beruflichen Alltag, gerade in Bezug auf die Dokumentenverwaltung lassen sich Abläufe weitreichend optimieren. Mit der elektronischen Archivierung von Personenstandsbüchern, Sammelakten und den gesamten Staatsbürgerschaftsevidenzen in ein modernes Dokumentenmanagementsystem für Personenstands- und Staatsbürgerschaftsbehörden werden diese Prozesse digitalisiert und einzelne Aufgaben wesentlich beschleunigt.

Der Weg, von der Beauftragung bis zur endgültigen Fertigstellung der Digitalisierung aller Akten eines Standesamtes, ist nicht zu unterschätzen. Beginnend bei der Herstellung der technischen Gegebenheiten, über die Abholung, Verarbeitung und Einspeisung sowie Beschlagwortung aller Daten in das ELAK-Archiv, bis hin zur laufenden Betreuung des Systems.

Dabei dürfen wir uns über die Zusammenarbeit und Unterstützung unserer Kooperationspartner, der Caritas-Werkstätte Pöchlarn und dem Werkraum Tulln, freuen. Die gemdat NÖ begleitet die Gemeinden und Behörden bei der erfolgreichen Realisierung Ihrer Digitalisierungsprojekte.