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k5 ELAK - Elektronischer Akt

Der elektronische Akt k5 ELAK bietet ein modernes Dokumentenmanagementsystem für Gemeinden jeder Größenordnung. Die gemdat Niederösterreich betreut bereits über 90 Gemeinden mit 5 bis 65 Anwender:innen und das Interesse ist ungebrochen, denn die Vorteile sind überzeugend.

Generationen von Verwaltungsbediensteten pflegten im Umgang mit Akten immer die gleiche Vorgangsweise: Dokumente wurden in Mappen zusammengefasst, die Eckdaten am Deckel vermerkt, bei Bedarf kopiert, von Boten transportiert und in Schränken archiviert.

Ist das in der heutigen, elektronischen Welt wirklich noch notwendig? Die Nachteile des Papieraktes liegen auf der Hand, sie werden aber oftmals aufgrund der langjährig geübten Praxis nicht mehr hinterfragt. Allein die Tatsache, dass Akten von mehreren Personen gleichzeitig nur dann bearbeitet werden können, wenn sie vorher kopiert worden sind, wiegt schwer.

Auch der physische Transport von Papierbergen wirkt sich nachhaltig auf die Durchlaufzeiten aus. Der genaue Lageort des Original-Aktes kann, wenn überhaupt, nur aufgrund genauer Hilfsaufzeichnungen festgestellt werden. Ob jemand etwas in einen Akt hineingelegt, herausgenommen oder dort korrigiert hat, können Sie auch mit größtem Aufwand in der Papierwelt nicht mit Sicherheit feststellen. Wenn wir dann noch näher die Archivierung von und die Recherche nach Akten betrachten, merken wir immer mehr, mit welch behäbigem Instrument wir es hier zu tun haben. Es gibt also genügend Gründe, um sich mit dem „elektronischen Akt“ k5 ELAK - ernsthaft auseinander zu setzen.