k5 ELAK mit überzeugenden Vorteilen
Der elektronische Akt k5 ELAK bietet ein modernes Dokumentenmanagementsystem für Gemeinden jeder Größenordnung. Die gemdat Niederösterreich betreut bereits knapp 100 Gemeinden mit 5 bis 65 Anwendern und das Interesse ist ungebrochen, denn die Vorteile sind überzeugend.
Stufenweiser Einstieg möglich
Die Lösung „ELAK Light Post- und Belegverwaltung“ ist für viele Gemeinden der Einstieg in den elektronischen Akt. Die Erfassung aller eingehenden und ausgehenden Poststücke und die Einbindung der elektronischen Rechnungen in die Finanzbuchhaltung sind das Herzstück des ELAK. Damit fallen die Ablage und Recherche in Aktenschränken weg, was bei manchen Gemeinden auch ein Platzproblem löst. Der nächste Schritt ist der Einsatz eines Workflows für die Weiterleitung von Aufgaben wie die Rechnungsfreigabe und die strukturierte Aktenbearbeitung.
Durchgängige elektronische Bearbeitung und Ablage
In der optimalen Variante sind nahezu alle Schriftstücke, unabhängig davon, ob es eigene oder eingescannte Dokumente sind, im ELAK abgelegt und eine Papierablage wird entweder massiv reduziert oder ganz überflüssig, denn seit 2014 ist nach der niederösterreichischen Kassen- und Buchführungsverordnung die ausschließliche elektronische Belegablage erlaubt. Durch die Amtssignatur müssen Schriftstücke auch nicht mehr eigenhändig unterzeichnet werden.
Jedes Dokument sofort im Zugriff
Die elektronischen Dokumente sind mit k5 voll integriert und aus allen Fachanwendungen direkt per Mausklick aufrufbar. Das erspart den Anwendern die Suche in Aktenschränken oder darauf zu warten bis Akten, die von Kollegen gerade bearbeitet werden, wieder verfügbar sind.
Einheitlicher Wissenstand
Jeder Bearbeiter hat immer das Original in seinem letzten Stand vor sich, inklusive aller Kommentare und früheren Bearbeitungsschritte, auch wenn mehrere gleichzeitig auf einen Akt zugreifen, denn durch den ELAK erübrigen sich jegliche Kopien. Da jeder Berechtigte sieht, wer bereits welche Schritte erledigt hat und was noch offen ist, ist nicht nur für mehr Transparenz gesorgt, sondern wird auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber berechtigten Dritten deutlich verbessert.
Vereinfachung des persönlichen Arbeitsumfelds
Mit dem ELAK wird auch das persönliche Arbeitsumfeld übersichtlicher. Wie in einem Posteingang werden die zu bearbeitenden Akte und Dokumente angezeigt, Fristen und Wiedervorlagen werden automatisch verwaltet. Damit bietet der ELAK eine Erledigungskontrolle für eigene Aufgaben bzw. dem Abteilungsleiter auch für jene seiner Abteilung.
Beschleunigung des Bearbeitungsprozesses
Akten und Dokumente stehen allen Abteilungen gleichzeitig zur Verfügung und können parallel bearbeitet werden. Auch bei sequenziellen Arbeitsschritten wird der Ablauf beschleunigt, denn der Akt wird unmittelbar nach Erledigung durch einen Bearbeiter an den nächsten weitergeleitet.
Automatische Beschlagwortung und Verknüpfung von Belegen
Bereits im Posteingang werden Belege mit Namen, Adresse und Betreff beschlagwortet. Dabei wird auf die Datenbank zugegriffen und das Dokument mit Namen, Adresse und EDV-Nummer aus der Kundenbuchhaltung verknüpft. Damit entsteht auch eine automatische Verlinkung mit anderen Dokumenten, die diesen Abgabepflichtigen betreffen, und man erhält eine Gesamtsicht auf den kompletten Kundenakt.
Vereinfachte Recherche
Die Volltextsuche bietet eine wesentlich erweiterte Recherchemöglichkeit, denn auch in eingescannten PDFs kann der gesamte Inhalt durchsucht werden. Auch alle Metadaten, die in der Buchhaltungssoftware entstehen, werden bei der Rechnungsbeschlagwortung hinterlegt und im ELAK laufend mit Daten wie dem endgültigen Überweisungsbetrag, dem Zahlungsweg, den Kostenstellen etc. aktualisiert.
Rasche Rechnungsfreigabe und Ausnutzung von Skonti
Durch die Weiterleitung von Rechnungen zur Rechnungsprüfung und Genehmigung (beispielsweise durch das Bauamt, den Wirtschaftshof oder den Amtsleiter bzw. Bürgermeister) über einen Workflow wird der Freigabeprozess beschleunigt. Eine Rechnung kann auch nicht mehr verlegt werden, selbst wenn sie an Außenstellen oder andere Abteilungen weitergeleitet wird. Ein ganz wesentlicher Vorteil: Skonti können besser ausgenutzt werden, da Fristen und Wiedervorlagen automatisch verwaltet werden.
Integration in Fachanwendungen und Microsoft Office
In k5 sind alle Dokumente im ELAK mit den Fachanwendungen verknüpfbar. Beispielsweise sieht der Sachbearbeiter im k5
Verfahren, welche Schriftstücke – vom einlangenden Bauansuchen bis zur Fertigstellungsanzeige – im ELAK eingelangt sind. Auch aus dem ELAK selbst hat man Zugriff auf alle Informationen inklusive der Beschlagwortung aufgrund der Metadaten des Bauamtes.
Jeder Bericht, der in k5 erstellt wird, lässt sich auf Knopfdruck im ELAK ablegen, denn alles, was auch gedruckt werden könnte, lässt sich direkt und vollautomatisch im ELAK ablegen.
Ähnliches gilt für die Outlook-Integration: Über einen eigenen Button in der E-Mail kann diese im ELAK abgelegt werden oder ein Workflow gestartet werden. Wird aus einem Akt im ELAK eine Wordvorlage aufgerufen, so wird sie automatisch vorausgefüllt.
Reibungslose Umstellung
Die Einführung eines abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagements wie des k5 ELAK betrifft die meisten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einer Gemeinde. Das ELAK-Team der gemdat bringt nicht nur das technische Wissen, sondern auch das organisatorische Know-how mit, um die Akzeptanz aller Mitarbeiter zu erlangen.
Keine Lösung von der Stange
Die Gemeinde muss sich bei dem k5 ELAK nicht auf ein starres System einstellen, sondern die Lösung passt sich den Anforderungen und der bisherigen Aktenstruktur der Gemeinde an.
Spezialisierte ELAK-Anwendungen
Der ELAK kann auch für spezialisierte Bereiche des Dokumentenmanagements eingesetzt werden.
Vertragsverwaltung
In der Vertragsverwaltung wird im ELAK der gesamte Vertragsakt inklusive aller Vertragsversionen, eines allfälligen Kündigungsschreibens und des gesamten Schriftverkehrs abgelegt. Abhängig von der Art des Vertrages werden weitere Daten wie Verlängerungen oder Indexanpassung hinterlegt.
Personalverwaltung
Ähnlich gelagert ist der elektronische Personalakt, bei dem alle Schriftstücke zu einem Arbeitnehmer, wie Ausschreibung, Bewerbung, Dienstzeugnisse, Schulungszeugnisse etc. gespeichert sind und direkt aus der Lohnverrechnung aufgerufen werden können – selbstverständlich unter Berücksichtigung des Datenschutzes.
Hundeverwaltung
Das NÖ Hundehaltegesetz bringt Verpflichtungen für den Hundehalter und neue Aufgaben für Sie in der Verwaltung mit sich. Der ELAK unterstützt Sie dabei. Alle relevanten Hunde- und Hundehalterdaten sind mit dem Modul Hundeverwaltung nur einen Griff entfernt und jederzeit aufrufbar. Fristen werden überwacht und alle Nachweise und Dokumente im Hundeakt gespeichert.
Bürgeranliegen
Im Bürgeranliegen-Management (BAM) werden Anregungen und Beschwerden der Bürger erfasst und über einen Workflow an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Im Falle einer Erledigung oder Entscheidung kann der Bürger automatisch informiert werden – ein Bürgerservice, das sehr positiv aufgenommen wird.